台大國際商業營 10/20 20:00

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「開始討論的前十分鐘都沒有人要發言，尷尬又浪費時間」、「每次討論都超時，可是也沒得出什麼結論。」、「社團每次開會內容明明都跟我的工作無關，卻還是要出席會議，好累……」 

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你也受夠這樣冗長的開會過程了嗎？到底該如何進行一場「高效率」會議呢？ 

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｜招式一：事先設定開會時間｜

 

訂定半小時的討論時間，就在半小時內結束，一小時、兩小時等亦然，沒有事先設定開會時長的會議必然冗長，成員的發言時間也因沒有限制而容易無限延長。

 

相反地，若成員對於開會結束時間都有共識，則會傾向在時間內提出有效建議來解決討論事項以結束會議。

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｜招式二：開會目的明確，細則事項先列出｜

 

大學最常為了「報告」或「作業」而有小組討論，然而即使報告與作業方向大家都了然於心，這仍不是明確的「開會主題」。

 

舉例而言，比起討論「社會學社會觀察報告」，更明確的目的為討論「社會觀察報告大綱與工作分配」。

 

另外更可列出細項討論事項如：主題提案表決、報告大綱、工作分配、時間安排等，有參考資料也先放上雲端，讓大家在開會前能更具體想像提案與會議內容並事先準備。

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｜招式三：設立主持人，引導會議方向並做出結論｜

 

開會最怕沒人發言或不著邊際的談話內容，因此主持人的設立就十分重要，若沒有人自願則輪流擔任。

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主持人負責拋出待解決問題並引導大家發表意見，若是面對靜默的成員，你可以採用指名發言、依序輪流發言等方法促進討論，「我記得你很擅長…，你對這方面有特別想法嗎？」這樣探詢意見的方式也能增加成員表達意願。當發言人離題時則適時提醒，並將主題導回正軌。

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此外，主持人也要視情況為會議作結，「現在的提案有…，我們來一起投票表決」、「那目前討論的結論感覺是…，大家還有其他意見嗎？」這些句型都能讓會議得出結論。

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｜招式四：分辨「不必開的會議」與「不須參與的會議」｜

 

目標不明確、即使討論也無法達成目的的會議，都是無效會議，因此無須浪費時間與人力；發現會議內容與你的工作職責無關，你也沒有其他資訊能提供給與會者時，則不必出席。

 

沒有人希望自己的時間被浪費，在下一次冗長的會議來臨前，嘗試以上四招開會技巧開啟你的高效率會議模式吧！

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